Ausfall des nationalen E-Rechnungssystems – was tun in solchen Situationen?

Ein Ausfall des nationalen E-Rechnungssystems  bereitet vielen Unternehmern Sorgen. Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Geschäftsbetrieb jedoch auch bei schwerwiegendsten technischen Problemen aufrechterhalten. Das nationale E-Rechnungssystem, das als moderne Plattform für den Austausch strukturierter Dokumente konzipiert ist, kann verschiedenen Arten von Ausfällen unterliegen. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber spezifische Verfahren festgelegt. Wenn Sie ein Unternehmen führen, sollten Sie wissen, dass dieses System in Polen ab dem 1. Februar 2026 für die größten Unternehmen und ab dem 1. April 2026 für alle anderen Steuerzahler verpflichtend wird. Informieren Sie sich über die Regeln für die Rechnungsstellung im Notfall, die Meldepflichten und die möglichen Sanktionen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

Was ist das nationale E-Rechnungssystem und was bedeutet es für Ihr Unternehmen?

Bevor wir uns mit Notfallmaßnahmen befassen, sei daran erinnert, dass das nationale E-Rechnungssystem eine fortschrittliche IT-Plattform für die Erstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter Rechnungen ist. Dieses System wird von der Zentralen Steuerverwaltung betrieben und soll den traditionellen Workflow von Papier- und elektronischen Dokumenten im PDF-Format durch ein einheitliches XML-Format ersetzen. Die Einführung dieses Systems stellt eine Revolution im polnischen Steuersystem dar und zielt darauf ab, die Mehrwertsteuer zu verschärfen und Steuerprüfungen zu vereinfachen.

Die Nutzung von dem nationalen E-Rechnungssystem ist derzeit noch freiwillig, sodass Sie Tools wie das System wFirma.pl, das eine vollständige Integration mit der Ministeriumsplattform bietet, unverbindlich testen können. Der Inkrafttritt der verbindlichen Regelungen rückt jedoch schnell näher. Die Änderung des Mehrwertsteuergesetzes hat die Umsetzungsfrist auf 2026 verschoben, die Regeln für Notfallmaßnahmen sind jedoch bereits in den Verordnungen (Artikel 106ne ​​und 106nf des Mehrwertsteuergesetzes) klar definiert. Als Steuerpflichtiger müssen Sie auf einen Fall vorbereitet sein, in dem der zentrale Server ausfällt und Sie dennoch eine Rechnung an Ihren Kunden ausstellen müssen, um Ihre Liquidität zu sichern.

Das nationale E-Rechnungssystem-Notfallmodus – was tun bei einem Systemausfall?

Das Finanzministerium ruft den Notfallmodus aus, sobald technische Probleme mit dem System offiziell bestätigt werden. Sie werden über verschiedene Kanäle darüber informiert. Zunächst finden Sie Meldungen zum Beginn und Ende des Ausfalls im Informationsbulletin. Zusätzlich zeigt Ihre Unternehmenssoftware eine Benachrichtigung an. Bei einem vollständigen Netzwerkausfall informiert das Ministerium über soziale Medien.

Der Ausfall beeinträchtigt Ihre Verkäufe nicht. Sie können währenddessen elektronische Rechnungen ausstellen, müssen dabei aber folgende Regeln beachten:

• Format beachten. Erstellen Sie Rechnungen gemäß der offiziellen Vorlage, auch wenn Sie diese außerhalb des Systems versenden.
• Dokument an den Kunden übermitteln. Bei einem Systemausfall senden Sie die Rechnung per E-Mail oder reichen Sie sie in Papierform ein.
• QR-Code hinzufügen. Jede Rechnung muss einen QR-Code enthalten. Dieser bestätigt die Echtheit des Dokuments und ermöglicht dessen spätere Überprüfung.
• Übermitteln Sie Ihre Daten an das nationale E-Rechnungssystem. Dies ist Ihre wichtigste Aufgabe. Sobald das System wieder online ist, haben Sie genau 7 Werktage Zeit, alle Rechnungen zur Identifizierung einzureichen.
• Behalten Sie Ihre Daten im Blick. Im Notfall tragen Sie das Ausstellungsdatum selbst in das Dokument ein. Das Eingangsdatum ist das Datum, an dem der Kunde die Rechnung tatsächlich erhält.
• Stellen Sie Duplikate aus. Geht eine Rechnung verloren, bevor sie bei dem nationalne E-Rechnungssystem registriert ist, müssen Sie sie neu ausstellen oder ein Duplikat erstellen.

Beachten Sie, dass dieselben Regeln für Korrekturrechnungen gelten. Sie müssen jedes Dokument unverzüglich nach Wiederherstellung des Systems in der zentralen Datenbank registrieren. Bei verspäteter Übermittlung und Überschreitung der Sieben-Tage-Frist drohen Ihnen empfindliche Strafen.

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Totalausfall – Notfallverfahren

Das Standard-Notfallverfahren unterscheidet sich vom sogenannten Totalausfall. Dieser Begriff bezieht sich auf Extremsituationen wie Bedrohungen der nationalen Sicherheit, bewaffnete Konflikte oder katastrophale Schäden an kritischer Infrastruktur. Die Vorgehensweise in solchen Fällen ist in Artikel 106ng des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Dieses Verfahren wurde aufgrund der dynamischen geopolitischen Lage eingeführt, um die Wirtschaftstätigkeit in Krisenzeiten zu schützen.

Im Falle eines Totalausfalls erfolgt die Kommunikation ausschließlich über soziale Medien wie Fernsehen, Radio und Presse, da davon ausgegangen wird, dass die regulären Websites des Finanzministeriums nicht erreichbar sind. In diesem Szenario sind die Regeln deutlich vereinfacht im Vergleich zum Standard-Notfallverfahren. Als Steuerpflichtiger stellen Sie Papier- oder elektronische Rechnungen aus, ohne eine standardisierte Rechnungsvorlage verwenden zu müssen. Wichtig: Im Falle eines Totalausfalls müssen Sie diese Rechnungen nach Beendigung des Ausfalls nicht bei der Nationalen Steuerverwaltung einreichen.

Sie übergeben die Dokumente dem Käufer persönlich oder über einen beliebigen verfügbaren Kanal. Ausstellungs- und Empfangsdatum richten sich nach den allgemeinen Grundsätzen des Umsatzsteuergesetzes. Interessanterweise benötigen Rechnungen, die während des Totalausfalls ausgestellt werden, keine QR-Codes. Dies unterscheidet sie von Dokumenten, die üblicherweise offline ausgestellt werden. Sollte in diesem Zeitraum eine Korrektur erforderlich sein, erfolgt diese ebenfalls offline, in herkömmlicher Form. Dieses Verfahren dient als letzte Möglichkeit, das Überleben von Unternehmen bei einem massiven Technologieausfall zu sichern.

Finanzielle Sanktionen – warum Sie die Vorschriften zum nationalen E-Rechnungssystem nicht ignorieren sollten?

Die Änderung des Umsatzsteuergesetzes führte Artikel 106ni ein, der sehr strenge finanzielle Strafen für die Nichteinhaltung der Vorschriften zum nationalen E-Rechnungssystem vorsieht. Der Gesetzgeber beabsichtigt, die Sorgfaltspflicht von Unternehmen im Umgang mit E-Rechnungen zu stärken, insbesondere in Übergangs- und Notzeiten. Bei Nichteinhaltung der Verfahren kann der Leiter des Finanzamtes Ihrem Unternehmen per Beschluss eine Geldbuße auferlegen.

Die Höhe der Geldbuße richtet sich nach der Schwere des Verstoßes und den Beträgen der fehlerhaften Rechnungen. Sie werden bestraft, wenn Sie keine strukturierte Rechnung ausstellen. Auch die Ausstellung eines Dokuments, das nicht der XML-Vorlage entspricht, wird mit einer Geldbuße geahndet. Die Geldbuße kann bis zu 100 % des Mehrwertsteuerbetrags einer außerhalb des Systems ausgestellten Rechnung betragen. Bei Dokumenten ohne Mehrwertsteuer kann die Geldbuße bis zu 18,7 % des Gesamtbetrags betragen. Das größte Risiko besteht jedoch in der Vergesslichkeit. Nach Eintritt des Fehlers haben Sie nur 7 Werktage Zeit, die Rechnungen einzureichen. Eine Überschreitung dieser Frist hat erhebliche finanzielle Konsequenzen.

Die Einnahmen aus den Geldbußen fließen in den Staatshaushalt. Ab dem Datum der Entscheidung haben Sie 14 Tage Zeit, die Geldbußen einzureichen. Wichtig: Diese Geldbußen werden ohne Vorankündigung verhängt. Die Finanzbehörde stellt lediglich den Fehler fest und trifft eine Entscheidung. Daher ist eine Software, die diese Prozesse automatisiert, so wichtig. Ein gutes System überwacht automatisch Fristen und minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Wie können Sie Ihr Unternehmen auf einen möglichen Systemausfall vorbereiten?

Ein verantwortungsbewusster Unternehmer wartet nicht auf die erste Fehlermeldung, sondern bereitet interne Abläufe frühzeitig vor. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Wahl des richtigen Rechnungssystems mit integrierten Ausfallsicherungsmechanismen.

Auch die Schulung des Vertriebs- und Buchhaltungsteams ist sinnvoll. Die Mitarbeiter müssen verstehen, dass die Rechnung im Fehlerfall nicht „verschwindet“, sondern dem Kunden über einen alternativen Weg zugestellt werden muss – unter Beibehaltung des korrekten Formats und QR-Codes. Es empfiehlt sich außerdem, regelmäßig offizielle Empfangsbestätigungen herunterzuladen. Diese dienen als Nachweis dafür, dass Ihre Rechnungen vom dem nationalen E-Rechnungssystem-System korrekt verarbeitet wurden. Im Zeitalter der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist ein digitaler „Aufbewahrungsnachweis“ genauso wichtig wie früher die Briefmarke.

Darüber hinaus sollten Sie eine klare Kommunikation mit Ihren Auftragnehmern sicherstellen. Die Vereinbarung, wie Rechnungen im Notfall zugestellt werden (z. B. über eine spezielle E-Mail-Adresse für den Versand von XML-/PDF-Dateien), hilft, Zahlungsengpässe zu vermeiden. Denken Sie daran, dass Ihr Kunde ebenfalls darauf vorbereitet sein muss, Rechnungen außerhalb des nationalen E-Rechnungssystem-Systems zu erhalten und diese korrekt zu erfassen. Dabei ist der tatsächliche Empfang als Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs zu berücksichtigen.

Zusammenfassung – Sicherheit durch Wissen und Tools

Ein nationales E-Rechnungssystem-Ausfall mag besorgniserregend klingen, doch das Gesetz sieht klare Verfahren vor. Sie müssen den Unterschied zwischen Notfallmodus und einem vollständigen Ausfall kennen. So wissen Sie, wann Sie QR-Codes verwenden und wann Sie wieder auf herkömmliche Rechnungen zurückgreifen sollten. Die wichtigste Frist ist die Einreichung der Dokumente innerhalb von 7 Werktagen nach der Systemreparatur. Dies ist Ihr Schutz. Sie sind so vor Strafen von bis zu 100 % des Mehrwertsteuerbetrags geschützt.

Moderne Unternehmen setzen im Jahr 2026 auf stabile IT-Systeme. Mit Lösungen wie wFirma.pl minimieren Sie das Risiko von Steuerfehlern. Denken Sie daran, dass das nationale E-Rechnungssystem nicht nur eine Pflicht ist, sondern auch die Chance für einen schnelleren Dokumentenfluss und eine verbesserte Finanzkontrolle bietet. Eine gute Vorbereitung stellt sicher, dass selbst ein längerer Ausfall Ihre Beziehungen zu Kunden und Behörden nicht beeinträchtigt.